如何写好技术文档——来自Google十多年的文档经验 (3)

Landing pages就先简单翻译成落地页了,没想到啥恰当的翻译词。比如一个团队或者项目的导航页,虽然没啥具体的内容,但应该包含其他页面的链接。 比如你新入职一个团队,比较成熟的团队都会扔给你一个文档,这个文档里包含常用的工具、文档链接,这就是这个团队的落地页。
落地页的问题就是随着时间的推移,页面可能会变的越来越乱,而且有些内容会失效,不过这些问题都好解决,做好定期的维护和整理就行。
落地页的技术难度不高,但要求内容的有效性、完整性和分类清晰。

文档Review

在一个组织内,光靠个人去维护文档是不行的,必须得借助群体的智慧。在一个组织内部,文档的变更也应该像代码的变更一样,需要被其他人Review,以提前发现其中的问题并提升文档的质量。

如何Review文档:

专业的视角来保证准确性: 一般由团队里比较资深的人负责,他们关注的核心点是文档写的对不对,专不专业。如果Code Review做的好的话,文档的Review也属于Code Review的一部分。

读者视角保证简洁性: 一般由不熟悉这个领域的人来Review,比如团队的新人,或者文档的使用者。这部分主要是关注文档是否容易被看懂。

写作者视角保证一致性: 由写作经验丰富或者相关领域比较资深的人承担,主要是为了保证文档前后是否一致,比如对同一个专业术语的使用和理解是否有歧义。

写文档的哲学

上面部分站在组织和团队的视角来看如何提高文档质量,我们接下来看看站在个人写作者的视角上如何写出高质量的文档。

5W法则

5W法则相信大家已经听的多了,分别是Who What When Where Why,这是一个广泛被用在各行各业的法则,写文档当然也能用(5W法则堪称万金油,啥地方都能用)。

WHO: 前面已经说过了,文档是写给谁看的,读者是谁。

WHAT: 明确这篇文档的用途,有时候,仅仅说明文档的用途和目的就能帮你搭建起整个文档的框架。

WHEN: 明确文档的创建、Review和更新日期。因为文档也有时效性,明确相关日期可以避免阅读者踩坑。

WHERE: 文档应该放在哪! 建议一个组织或者团队有统一的永久文档存放地址,并且有版本控制。最好是方便查找、使用和分享。

WHY: 为什么要写这篇文档, 你期望读者读完后从文档中获得什么!

三段式写作

写文章一般都会有三个部分,专业写作者也讲究凤头、猪肚、豹尾,这三个词概括出了好文章三部分应有的特点。技术文档也算是文章的一种,所以一般也都会有这三部分,每个部分有其自己的作用,比如第一部分阐述问题,中间部分介绍具体的解决方案,第三部分总结要点。 但这也并不以为着文档应该有三个部分,如果文档内容比较多,可以将其做更细致的拆解,可以适当增加一些冗余的信息帮助读者理解文档内容。虽然很多工程师都讨厌冗余 极力追求简洁,但写文档和写代码不同,适当的冗余反而可以帮助读者理解,很简单,举个例子,比如写作中经常举例子,举的例子本质上就是冗余信息,生动的例子肯定是能帮助读者理解抽象内容的(我想这就是自举
吧)。

结语

目前看到比较好的一个现象就是大家越来越重视文档了,但和测试相比 重视的程度还不够。测试已经是工作流程中不可或缺的一部分了,而文档依旧还不是。当然这可能和文档本身的特性相关,测试很容易被自动化,也有非常多的客观指标来评估。文档却做不到,首先文档的书写需要人手动介入,而文档的质量也没有太多客观的指标评估,提升文档的数量和质量只能从文化和工作流程上去逐渐改变。

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